Realiseren | condities | Organisatiecockpit

Realiseren van de organisatorische condities voor de cockpit

Geschreven door

Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Als de leiding van een organisatie eenmaal heeft besloten om een cockpit te gaan gebruiken voor haar prestatiemanagement, dienen zich drie essentiële opgaven aan. Dat zijn:

  • het maken van een basisontwerp van de cockpit;
  • het uitvoeringsgeschikt maken van het basisontwerp;
  • het gaan gebruiken van de Organisatiecockpit in de praktijk.

In het boek “De organisatiecockpit” is het opstellen van een informatie- en een meetplan besproken. Het resultaat van deze plannen vormt het basisontwerp (prototype) van onze Organisatiecockpit. Daar willen we graag mee verder. In deze eerste blog zullen we de eerste stap naar de implementatie van dit ontwerp zetten. Want in de praktijk is het niet mogelijk om een basisontwerp zonder meer te gaan gebruiken en is een tussenstap nodig. De trits Informatieplan → Meetplan → Actieplan is eigenlijk een te eenvoudig basisschema. Als tussenstap wordt het uitvoeringsgeschikt maken van het basisontwerp toegevoegd. Er moeten allerlei voorbereidingen worden getroffen om het ontwerp te kunnen invoeren en met succes de slag naar het managen van prestaties te maken.

Het begrip ‘uitvoeringsgeschikt maken’

Realiseren van de organisatorische condities voor de cockpit

Onder het uitvoeringsgeschikt maken van een prototype-Organisatiecockpit wordt verstaan het in de organisatie op gang brengen van een systematiek van prestatiebeoordeling en -verbetering. Dat gaat beduidend verder dan het meetbaar maken van de gewenste prestaties met indicatoren. Wij ontwerpen de cockpit immers om de prestatie van de organisatie met behulp van actieplannen op basis van indicatoren te kunnen managen. Om dat doel te bereiken moeten in de organisatie bepaalde condities vervuld zijn; zo moet er duidelijkheid zijn over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Verder is het nodig dat er hulpmiddelen zoals informatie- en communicatietechnologie (ICT) kunnen worden toegepast.

Prestatiemanagement kan alleen gedijen in een goed werkklimaat

Ze moeten beschikbaar zijn voor de organisatie en omgekeerd moet de organisatie op dit ICT-gebruik bij prestatiemanagement worden voorbereid. Aan de implementatie van prestatiemanagement zijn bovendien veranderkundige aspecten verbonden waarop men zich goed moet bezinnen. Prestatiemanagement kan immers alleen maar gedijen in een goed werkklimaat waarin de medewerkers het sturen op resultaten wel zien zitten. Daarom roept elke implementatie vragen op over de managementfilosofie, de stijl van leidinggeven en het betrekken van medewerkers. De stap van Meetplan naar Actieplan is dus om meerdere redenen te kort door de bocht. Als tussenstap lassen wij nu het ‘uitvoeringsgeschikt maken’ in, waarbij de genoemde onderwerpen expliciet aan de orde komen voordat we met het actieplan aan de slag gaan.

Maakt duidelijk wie wat moet of mag doen

Het realiseren van de organisatorische condities waardoor een Organisatie-cockpit kan gedijen, is de eerste uitbreiding op het basisschema. Een organisatorische conditie is een afspraak die binnen de organisatie geldt om duidelijk te maken wie wat moet of mag doen. Hierbij gaat het om het vaststellen van het aantal besturingsniveaus en het toedelen van voldoende verantwoordelijkheden en bevoegdheden aan elk stuurniveau. Door het realiseren van deze condities wordt het mogelijk om het proces van decompositie binnen een organisatie succesvol te laten verlopen. Wij herinneren eraan dat decompositie van de besturingsopgave een van de drie basisprincipes is van de Organisatiecockpit.

Sluitende procedure voor prestatiemanagement

Als de organisatorische condities daadwerkelijk zijn vervuld, is het mogelijk om voor de organisatie een goed sluitende procedure voor prestatiemanagement op te stellen, zodat er geen misverstanden zijn over ‘wie wat wanneer’ doet. Met deze procedure in de hand kunnen voor een specifieke periode concrete afspraken worden gemaakt tussen de verschillende besturingsniveaus, die men in een managementcontract kan vastleggen. Het idee om managementcontracten te sluiten is aanvankelijk ontwikkeld om duidelijkheid te scheppen en samenhang te brengen in de afspraken tussen concerntop en werkmaatschappijen (Strikwerda, 1998). Het is echter uitstekend om prestatiemanagement ook in het algemeen toe te passen.

Moderne informatie- en Communicatietechnologie

Een tweede belangrijke uitbreiding op het basisschema is het toepassen van moderne informatie- en communicatietechnologie en het realiseren van de condities daarvoor. Omdat de moderne ICT zoveel mogelijkheden heeft en omdat er ruimschoots software voor prestatiemanagement aanwezig is, lokt het gebruik hiervan uit en verlaagt de drempel om een Organisatiecockpit of ander dashboard te gaan ontwerpen. Hierbij ontstaat snel het gevaar dat de techniek gaat dicteren wat en hoe men moet meten. In dit boek draaien we het om. We accepteren dat veel, met name grote, organisaties die een managementdashboard willen invoeren, moeten kunnen beschikken over moderne technologie.

Laat het dashboard aansluiten bij de informatiebehoefte

Het dashboard moet echter aansluiten bij de echte informatiebehoeften van managers. Het is nodig om eerst een goed informatieplan te maken. Pas daarna kan het bouwen van een database beginnen en kunnen afspraken worden gemaakt over het vullen en ontsluiten daarvan. Door een slimme inzet van ICT moet men niet alleen de organisatorische condities, maar ook het veranderproces zo vorm geven dat managers ook echt ‘met de tool’ aan de slag kunnen en willen gaan. Zodra ICT in het spel komt, heeft dit onmiddellijk invloed op deze beide factoren. Een ander aspect van de inzet van ICT is dat men bepaalde software moet kiezen en de aanbiedingen van tal van leveranciers moet kunnen beoordelen. Op dit selectievraagstuk gaan wij in later artikel verder in.

Sense of urgency

Ten slotte de derde uitbreiding op ons basisschema: een bezinning op de veranderkundige aspecten, met name die welke de prestatiegerichtheid van het gedrag beïnvloeden. Hierbij denkt men al snel aan het gedrag van de medewerkers en aan de weerstand die zij mogelijk tegen de invoering van prestatiemanagement hebben. Om organisaties in beweging te krijgen is het echter nodig dat de leiding eerst verandert. Als die leiding geen ‘sense of urgency’ ervaart, gaat het roer niet om. Mooie verhalen over nieuwe businessconcepten worden snel doorgeprikt. Het gaat dus om de vraag: waar staat de leiding? Kiest zij wel of niet voor prestatiemanagement? Valt die keuze positief uit, dan volgen vanzelf ambitieuze doelen en organisatiebrede verbeterprojecten. Om daar succesvol in te zijn, moeten leiding en medewerkers meer prestatiegericht dan voorheen gaan samenwerken.

Implementatie van managementconcept

Ook al lijkt een Organisatiecockpit op het eerste gezicht niet veel meer te zijn dan een opsomming van getallen, in werkelijkheid gaat het om de implementatie van een managementconcept. Dat betekent het (daadwerkelijk) betrekken van het managementteam bij de strategische dialoog, het betrekken van medewerkers bij de uitwerking hiervan en meer in het algemeen de stijl van leidinggeven en het motiveren tot actie. Het resultaat hiervan kan men niet ‘vastpakken’ maar wel voelen. In de organisatie gelden dan informele interne spelregels. Leiding en medewerkers zijn hiermee bekend en zorgen ervoor dat die regels worden nageleefd.

Na deze bespreking van het begrip ‘uitvoeringsgeschikt maken’, kunnen we het basisschema completeren. Met het implementatieschema dat dan ontstaat, gaan we in de nu volgende reeks artikelen verder.

Reageer op dit artikel van Leo Kerklaan

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met realiseren (condities) of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan, Associate Partner Passionned Group & auteur, docent en adviseur

mr. LEO KERKLAAN

Associate Partner Passionned Group & auteur, docent en adviseur

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15