Blog over Leo Kerklaan: pagina 2 van 3

Blogroll Leo Kerklaan - pagina 2 van 3


Blog over Leo Kerklaan: pagina 2 van 3
Passionned Group is dé specialist in datagedreven werken. Onze bevlogen en ervaren consultants helpen grotere en kleinere organisaties bij de kanteling naar een intelligente, datagedreven organisatie. Om het jaar organiseren wij de prestigieuze prijs voor de Slimste organisatie van Nederland.

Hoe kun je het effect van de strategievorming maximaliseren?

Strategievorming kan op totaal verschillende manieren kan plaatsvinden. Er is kennelijk geen ‘one best way’. De vier kwadranten met de strategiescholen sporen managers aan zelf een keuze te maken afhankelijk van hun eigen situatie. Ondanks de verschillen denk ik dat er ook conclusies worden getrokken die in vrijwel alle situaties van toepassing zijn. Met deze conclusies geef ik aan hoe strategievorming in een organisatie effectiever kan plaatsvinden.

Ontwikkelen van het KPI-meetsysteem

Bij het ontwikkelen van een KPI-meetsysteem moeten de zoekvelden geïdentificeerd worden en daarna vertaald worden in één of enkele maatstaven. Daarna zijn de normen, eventueel met gradaties en toleranties, vastgesteld. Wanneer wij hieraan een meetsysteem koppelen, kunnen we gaan draaien. In de praktijk betekent dat het maken van duidelijke afspraken over wijze en frequentie van meten, rapportage, vormgeving en startdatum van een KPI. Stuk voor stuk zijn dit belangrijke zaken. Eén kleine relativering van onze opdeling van het Meetplan (maatstaf, norm, meetsysteem en rapportage) is hier nog wel op zijn plaats.

Stel het informatieplan op

De directie, het managementteam, het hoofd van de administratie en de afvaardiging van de docenten gaan nu het informatieplan opstellen. Daartoe delen ze de zoekvelden in naar de aangrijpingspunten in het proces: input, proces, output. Er wordt een vierde punt toegevoegd, namelijk ‘effect’: wat is het gewenste gevolg van de gerealiseerde output? De groep gaat weer aan de slag. Daarbij worden suggesties geopperd voor mogelijke maatstaven (prestatie-indicatoren) en andere informatie-items. Deze worden meegenomen in het informatieplan waardoor dit een – nog betere – opmaat vormt voor het Meetplan.

Bepaal de zoekvelden

De directie van Edukans is deze exercitie begonnen om het proces ‘verzorgen tentamens’ beter te kunnen sturen. In elk deelproces wil zij kunnen ingrijpen als dat nodig of wenselijk is. Ingrijpen betekent: afwijkingen corrigeren of preventieve maatregelen nemen om toekomstige afwijkingen op key performance indicators (kpi voorbeelden) te voorkomen. Om dit te kunnen bewerkstelligen, moeten de zoekvelden worden bepaald, en dient er een Plan Do Check Act cyclus te worden ingericht.

Praktijkvoorbeeld: procesmodel van de gewenste situatie

Het samenstellen van de lijst met transformaties biedt wel een verrassing. Het blijkt een ‘eye-opener’. Docenten en directie zien tot hun verbazing dat het proces ‘verzorgen tentamens’ nog lang niet optimaal verloopt. Verbeteringen zijn nodig en de eerste suggesties komen al. Het procesmodel van de bestaande situatie moet worden aangepast. Dat betekent dat de drie deelprocessen van ‘verzorgen tentamens’ moeten worden gemodelleerd.

Bestudeer het bestaande proces

De directie van Edukans heeft ‘beoordelen tentamens’ op orde. Dat smaakt naar meer en ze wil nu het gehele proces ‘verzorgen tentamens’ gaan verbeteren. De systeemgrens wordt dus verlegd. Er wordt niet verder ingezoomd, maar juist uitgezoomd. Door dit uitzoomen valt iedereen die binnen Edukans betrokken is bij het ‘verzorgen van tentamens’ binnen de systeemgrens. Alle betrokkenen weten dat het verzorgen van tentamens van cruciaal belang is voor een HBO-instelling. Het is een onderdeel van de bedrijfsuitvoering dat absoluut goed moet verlopen, omdat studenten anders ontevreden zijn en ook niet wordt voldaan aan de accreditatievoorwaarden.

Bepaal de aanvullende informatie in het informatieplan

In het informatieplan worden vier soorten procesinformatie onderscheiden. Over deze soorten informatie worden hierna nog enkele opmerkingen gemaakt. Soms blijkt dat het informatieplan beter wordt door iets weg te laten. En soms blijkt dat je juist iets moet toevoegen als aanvulling, verduidelijking of suggestie. Bij de inputinfo moet bijna altijd worden gekozen wat wél en wat níet tot de input wordt gerekend. Wat is bijvoorbeeld de input bij het proces ‘bewerken’ van het metaalverwerkingsbedrijf Off-Metal? Het blijkt dat er een grote variëteit aan input is. Afhankelijk van het besturingsdoel moet de manager nu een keuze maken. Hij kan voor de dagelijkse prestatiesturing kiezen voor die inputs die variëren en de andere – die min of meer stabiel zijn – buiten beschouwing laten. In dat geval is het te verwerken ruw materiaal, het aangeboden werkpakket, een goede keuze. De werkinstructies, bijvoorbeeld, kunnen dan buiten beschouwing blijven.

Sorteer de zoekvelden naar aangrijpingspunt in het proces

De beschrijving van de informatiebehoefte in het informatieplan heeft de transformatietabel als aangrijpingspunt: input, proces, output. Wat is de noodzakelijke input-, proces- en outputinformatie? Daaraan kunnen we nog een vierde informatiebehoefte toevoegen, namelijk de effectinformatie. Output is wat het proces concreet oplevert, bijvoorbeeld een factuur. Het effect is welk gevolg de output teweegbrengt: bijvoorbeeld blijdschap of boosheid bij de ontvanger van de factuur.

Het opstellen van een informatieplan voor De organisatiecockpit

Nadat stap 3 gereed is gekomen, kan het informatieplan worden opgesteld. In feite is het informatieplan een vorm van procesbeschrijving. Het is een aanvulling op het procesmodel die laat zien welke informatiestromen nodig zijn om de transformaties goed uit te voeren. Anders gezegd: het informatieplan laat zien welke informatiebehoefte er bestaat voor het goed laten verlopen van het proces en het beoordelen van de resultaten van het proces.

Het dashboard speelt een cruciale rol

Bij de realisatie van de strategie in de dagelijkse praktijk speelt het dashboard een cruciale rol. Binnen de verschillende onderdelen van de organisatie (afdelingen en groepen) moeten activiteiten worden uitgezet om de gewenste indicatorwaarden te gaan realiseren. De medewerkers worden hierbij betrokken om de besluitvorming te verbeteren en commitment te verkrijgen. Vervolgens worden er afspraken gemaakt die moeten worden gecommuniceerd en gecoördineerd. Committeren, coördineren en communiceren leiden ertoe dat iedereen in de organisatie weet wat er moet gebeuren en welke tijdsperiode daarvoor staat. En daarmee wordt de Plan-fase van de genoemde PDCA-cyclus in gang gezet.

Een selectie van onze klanten

Word nu ook klant

Wil je ook klant bij ons worden? Wij helpen je maar wat graag verder met data analytics of andere zaken waar je slimmer van wordt.

Leo Kerklaan, Associate Partner Passionned Group & auteur, docent en adviseur

mr. LEO KERKLAAN

Associate Partner Passionned Group & auteur, docent en adviseur

neem contact met mij op

Fact sheet

Organisaties geholpen
___
Trainingen & workshops
___
Deelnemers opgeleid
___
Beoordeling klanten
8,9
Consultants & docenten
___
Kantoren
3
Jaar ervaring
15